Accountantscontrole

Verplichte controle van de jaarrekening

PostNL is wettelijk verplicht om zijn jaarrekening te laten controleren door een externe accountant. Een accountantscontrole of audit is belangrijk. De onderneming zelf - en ook andere belanghebbenden zoals klanten, aandeelhouders, banken, beleggers en toezichthouders - gebruiken de jaarrekening voor hun beslissingen en moeten er op kunnen vertrouwen dat de cijfers kloppen.

Audit van de PostNL jaarrekening: wie doet wat?

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders benoemt een externe accountant die de accountantscontrole (audit) uitvoert onder toezicht van de audit commissie van de Raad van Commissarissen.

Raad van Bestuur
  • Houdt toezicht op:
    • de planning van de audit, de kwaliteit en professionaliteit van het audit-team
    • de effectiviteit en efficiency van de uitgevoerde audits
  • Beoordeelt (samen met de audit commissie van de Raad van Commissarissen) eens in de drie jaar het functioneren van de externe accountant
Algemene Vergadering van Aandeelhouders
  • Benoemt de externe accountant
Externe accountant
  • Controleert de jaarrekening (audit)
  • Maakt een verslag over de controle van de jaarrekening
  • Woont in beginsel alle vergaderingen van de audit commissie van de Raad van Commissarissen bij
  • Woont vergaderingen van de Raad van Commissarissen bij waarin de jaarrekening en het verslag van de externe accountant over de controle van de jaarrekening worden besproken
Interne audit functie van PostNL
  • Geeft onafhankelijk en objectief advies aan de Raad van Bestuur en (de audit commissie van) de Raad van Commissarissen over de effectiviteit van de interne controle
  • Geeft advies aan de organisatie over interne en externe audits
  • Ondersteunt de externe accountant bij de audit
  • Geeft bij elke audit een formeel audit report uit aan het verantwoordelijke management en zorgt voor follow-up op de bevindingen van de audit
  • Stuurt elk kwartaal een samenvattend rapport van bevindingen, follow-up en andere onderwerpen die met de audit te maken hebben naar de Raad van Bestuur en de auditcommissie van de Raad van Commissarissen
Audit commissie van de Raad van Commissarissen
  • Aanbeveling benoeming externe accountant
    Adviseert de Raad van Commissarissen welke externe accountant door de Raad van Commissarissen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor benoeming wordt voorgedragen
  • Zekerstellen onafhankelijkheid externe accountant
    Moet (ondersteund door Directeur Internal Audit) namens de Raad van Commissarissen alle diensten van de externe accountant vooraf goedkeuren. Dit om de onafhankelijkheid van de externe accountant van PostNL zeker te stellen
  • Toezicht op beloning en werk externe accountant
    Is namens de Raad van Commissarissen rechtstreeks verantwoordelijk voor de beloning van en het toezicht op het werk van de externe accountant. In de PostNL Group Policy Auditor Independence & Pre-Approval wordt geregeld hoe en wanneer PostNL een opdracht mag verstrekken aan een externe accountant. Hierin staat ook hoe om te gaan met tegenstrijdige belangen tussen de externe accountant en PostNL
  • Oplossing bij meningsverschillen
    Zoekt een oplossing wanneer het management en de externe accountant van mening verschillen over de financiële verslaglegging
  • Toezicht op verhouding controlewerkzaamheden / niet-controlewerkzaamheden
    Ziet toe op de verhouding tussen de totale bedragen berekend voor controlewerkzaamheden en die voor niet-controlewerkzaamhedenwerkzaamheden
Raad van Commissarissen
  • Is verantwoordelijk voor het goedkeuren van de audit

De externe accountant van PostNL

De eindverantwoordelijke (signing)partner en de collega-(review)partner van de externe accountant worden in principe na een maximale termijn van zeven jaar vervangen. In 2011 is de heer R. Dekkers opgevolgd door de heer H.C. Wüst. De laatste beoordeling heeft in 2013 plaatsgevonden. De belangrijkste conclusies van deze beoordeling zijn in april 2013 tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders medegedeeld.

De contactgegevens zijn:

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
t.a.v. de heer H.C. Wüst RA
Thomas R. Malthusstraat 5
1066 JR Amsterdam
Tel: 088 792 0020
Fax: 088 792 9640

Audit fees

Jaar eindigend op 31 december2014
201320122011
Vergoedingen voor controlewerkzaamheden2,5
2,22,42,9
Vergoedingen voor controle-gerelateerde werkzaamheden0,1
0,30,30,5
Vergoedingen voor belastingadvies0,0
0,00,00,0
Overige vergoedingen0,0
0,00,10,1
Totaal2,6
2,52,73,5
in miljoenen €

Toelichting kosten externe accountant

De kosten worden verdeeld in de volgende categorieën:

  • Kosten voor controlewerkzaamheden
    Kosten voor de controle van de jaarrekening van PostNL N.V., procedures met betrekking tot interne controles en review van interim rapportages (kwartaal- en halfjaarberichten), statutaire controles, diensten in samenhang met het geven van een accountantsverklaring over de postale concessierapportage en diensten die redelijkerwijs alleen door de onafhankelijke accountant uitgevoerd kunnen worden.
  • Kosten voor controle-gerelateerde werkzaamheden
    Kosten voor controles op arbeidsvoorwaardenregelingen, boekenonderzoek bij fusies en overnames, het reviewen van interne controleresultaten en voor adviezen over aspecten van de financiële verslaglegging en rapportage die niet zijn aan te merken als controlewerkzaamheden.
  • Kosten voor belastingadviezen
    De kosten voor diensten inzake de naleving van de fiscale regelgeving en fiscale adviezen, inclusief alle door de specialistische fiscale divisie van de externe accountant verleende diensten met uitzondering van diensten samenhangend met de controlewerkzaamheden.
  • Kosten voor overige diensten
    De kosten voor het beoordelen van de reviews op het gebied van financiële risicobeheersing en verslaglegging en de controle van duurzaamheidsrapporten