Smart Archive

Razendsnelle toegang tot uw digitale archief

Smart Archive is dé oplossing voor het overzichtelijk opslaan van al uw documenten en (klant)correspondentie. Uw medewerkers vinden heel gemakkelijk informatie terug en voegen eenvoudig nieuwe informatie toe. Krijgt uw callcentermedewerker een vraag van een klant? Binnen twee seconden heeft hij alle documenten beschikbaar. En kan hij uw klant snel van de juiste informatie voorzien. Gevolg: een hogere klanttevredenheid.

Print- vouw- en verzendwerk uitbesteden? Ga naar Print & Verzend Op Maat.

De voordelen van Smart Archive

  • Ieder document binnen twee seconden op uw beeldscherm
  • Al uw digitale documenten in één database
  • Automatische opslag in één onveranderbaar standaardformaat
  • Beveiligd tegen cybercrime 
  • Toegankelijk voor medewerkers en klanten 

Smart Archive aanvragen?

Neem contact met ons op

Wat kost het?

Wij archiveren documenten voor meerdere bedrijven. Hierdoor besparen we flink op de kosten. Dit ziet u terug in onze scherpe tarieven. 

De kosten voor Smart Archive bestaan uit twee delen:

  • Maandelijkse abonnementskosten, dit is de operationele service.
  • Gebruikskosten, te weten de maandelijkse opslag per gigabyte en het aantal gebruikers (logins) per maand. 

Voordat wij Smart Archive bij uw organisatie kunnen implementeren en inrichten, maken wij eerst een impactanalyse. Aan het implementatieonderzoek, de daadwerkelijke implementatie en het projectmanagement zijn eenmalige kosten verbonden.

Hoe werkt het?

Het implementeren van Smart Archive in uw organisatie duurt ongeveer drie weken. In die tijd doorlopen we de volgende zes stappen: 

1. U vult een intakelijst in. Hierin geeft u aan wat uw wensen zijn en om welke documenten het gaat. 

2. Wij richten uw archief in volgens de gemaakte afspraken. Verschillende documenttypen worden in aparte archieven geplaatst. Zo kunt u ze gemakkelijk van elkaar onderscheiden. Binnen de archieven kunt u nog verder filteren. Bovendien is het mogelijk om documenten te beveiligen. Bijvoorbeeld als ze bestemd zijn voor de directie of HR-afdeling. 

3. Het proces voor het aanleveren van documenten wordt ingericht. Dit gebeurt volgens de met u gemaakte afspraken. 

4. ‘Stylesheets’ maken voor uw organisatie. Hierin bepalen we in overleg met u hoe de webschermen eruit komen te zien. We nemen hier onder andere mee hoe er naar documenten wordt gezocht. 

5. Grondige testfase van het proces. Van aanlevering tot omzetting naar gewenst opslagformaat, van het importeren in het archief tot het valideren van het bestand. Ook testen we of documenten op te vragen zijn via de website en uw eigen systemen. 

6. Livegang van uw Smart Archive.

Geschikt voor ieder bestandstype

Met Smart Archive kunt u elk digitaal bestandstype archiveren. Het is uitermate geschikt voor bijvoorbeeld facturen, aanmaningen, statements (afschriften), salarisstroken en polissen. Maar ook e-mailbestanden en voicebestanden van telefoongesprekken archiveert u eenvoudig met Smart Archive. 

Veilig en betrouwbaar 

De beveiliging van uw Smart Archive is op verschillende niveaus geregeld. De systemen draaien binnen de beveiligde dataomgeving van PostNL. Natuurlijk valt Smart Archive binnen de ISO 27001-norm. Daarmee voldoet het aan de internationale standaard van informatiebeveiliging. 

ERP 

Smart Archive kan gebruikt worden via uw eigen ERP-pakket. Maar het kan ook ontsloten worden via uw ‘Mijn Omgeving’. 

Koppeling met andere PostNL-diensten 

Smart Archive kan heel goed gekoppeld worden aan andere diensten van PostNL. Documenten kunnen in Smart Archive worden opgeslagen en ontsloten. Via de Business Portal of AcceptEmail worden ze vervolgens beschikbaar gesteld aan eindgebruikers. 

Smart Archive aanvragen?

Neem contact met ons op