Digitaal archiveren

Altijd digitale toegang tot uw documenten

Krijgt uw klantenservice regelmatig vragen waarbij allerlei documenten geraadpleegd moeten worden? Met onze oplossing voor digitaal archiveren ‘SmartArchive’ geeft u uw medewerkers binnen enkele seconden toegang tot de nodige documenten. Uw klanten krijgen snel de juiste informatie. Dit verhoogt de klanttevredenheid en verbetert de customer experience.

U zoekt flexibele expertise in klantcommunicatie en documentlogistiek? Zie consultancy en projectmanagement.

Voordelen van digitale archivering

  • Binnen twee seconden elk document op het beeldscherm
  • Beveiligd tegen cybercrime
  • Al uw digitale documenten in één omgeving
  • Automatische opslag in één onveranderbaar standaardformaat
  • Toegankelijk voor medewerkers én voor klanten via de Mijn-omgeving

Hoe werkt digitaal archiveren?

Door het digitale archiefsysteem SmartArchive vinden uw medewerkers alle informatie en voegen zij eenvoudig nieuwe informatie toe. Zo kunt u al uw documenten en (klant)correspondentie overzichtelijk opslaan én weer tevoorschijn halen.

Geschikt voor alle bestandstypes

Met SmartArchive kunt u elk digitaal bestandstype archiveren. Het is uitermate geschikt voor bijvoorbeeld facturen, aanmaningen, afschriften (statements), salarisstroken en polissen. Het is zelfs mogelijk om e-mailbestanden en voicebestanden van telefoongesprekken eenvoudig te archiveren.

Veilig en betrouwbaar

De beveiliging van uw SmartArchive is op verschillende niveaus geregeld. De systemen draaien binnen onze beveiligde data-omgeving en valt SmartArchive binnen de ISO 27001-norm. Daarmee voldoet het aan de internationale standaard van informatiebeveiliging.

ERP

SmartArchive kan gebruikt worden met uw eigen ERP-pakket. Maar het is ook een mogelijkheid om het te ontsluiten met uw eigen ‘Mijn Omgeving’.

Zelf documenten toevoegen

Vanuit uw eigen systemen kunt u eenvoudig via een WebService documenten toevoegen aan SmartArchive. Ook kunt u eenvoudig e-mails archiveren door gebruik te maken van onze Outlook-plugin.

Koppeling met onze andere diensten

Hierbij kunt u denken aan multichannel communicatie-oplossingen of Mijn PostNL e-mail. Wanneer de koppeling gereed is kunt u documenten beschikbaar stellen aan uw medewerkers en klanten.

Wat kost SmartArchive?

De kosten voor SmartArchive bestaan uit:

  1. Vaste kosten voor het abonnement
  2. Opslagkosten, dit hangt af van het verbruik van gigabytes en het aantal gebruikers. Deze kosten worden u geboden tegen een zeer scherp tarief vanwege de schaalgrootte voor data-inkoop en -gebruik.
  3. Eenmalige kosten voor het implementeren en inrichten.

Benieuwd naar wat we voor u kunnen betekenen?

Vul uw gegevens in en we nemen contact met u op om de mogelijkheden door te nemen.

Aanhef