Is een standaard formaat voor de digitale factuur dichtbij?

In de aflopen jaren zijn er diverse standaarden ontstaan die iedereen kent en ook gebruikt. Denk aan het GSM netwerk, Wifi en de USB stick. Voor een factuur is de A4 papier- en PDF variant de meest gebruikte en geaccepteerde standaard. Voor de digitale variant is deze niet zo eenduidig te benoemen.

Ontstaan van een standaard formaat

Een voorbeeld van het ontstaan van een standaard formaat is de VHS videoband. Er heeft zich in de jaren 70 en 80 een heuse slag afgespeeld om het standaard formaat te bepalen.
De VHS (Video Home System) videoband van JVC was niet het beste alternatief op de markt, maar bood een langere opnametijd dan de kwalitatief betere Betamax van Sony. De Betamax videoband kon maar maximaal 60 minuten opnemen. De consument wilde een opgenomen film zonder onderbrekingen terug zien. Deze wens is niet tijdig genoeg onderkent door Sony en maakte VHS de geaccepteerde standaard. 

Uit dit voorbeeld blijkt dat de consument de doorslag heeft gegeven voor de wereldwijde adoptie van het formaat VHS. 

Maar wat heeft dit voorbeeld nu te maken met een digitale of e-factuur? 

Afgelopen jaren werken diverse partijen aan een standaard formaat voor een digitale factuur die vervolgens de norm moet worden. De Nederlandse overheid stimuleert al sinds 2009 het verzenden van facturen in elektronisch formaat. De overheid is hierbij gebaat omdat er met elektronische facturatie kosten te besparen zijn, de betalingssnelheid omhoog gaat en er meer grip komt op BTW verplichtingen door centrale aanlevering aan één loket (Digipoort). Per 1 januari 2017 stelt de overheid het aanleveren van een elektronische factuur dan ook verplicht. 

De adoptie van het bedrijfsleven om over te gaan op de digitale factuur (e-factuur) is tot nu toe niet erg groot. Weinig bedrijven nemen zelf het initiatief. Onder druk van de overheid zijn diverse branches gestart een het ontwikkelen van een eigen standaard, waardoor er nu een veelvoud aan standaarden is. 

Dit valt uit te leggen. De fysieke factuur (en PDF) zijn vormvrij. Er moeten wel wettelijk vereiste kenmerken op staan (belastingdienst.nl), maar verder kan de factuur allerlei informatie bevatten. Een specificatie is veelal onderdeel van de factuur. Voor de overgang naar de digitale factuur moeten er over al deze gegevens afspraken worden gemaakt om vervolgens als standaard formaat te dienen. Dit valt in de praktijk niet mee. De overheid heeft in het verleden een concessie gedaan om naast de standaard ook een formaat van de uitzendbranche toe te staan. Belangen op dit vlak lijken hierin ook een rol te spelen.

Ontwikkeling in Nederland

Simplerinvoicing is een initiatief van verschillende software bedrijven om tot één standaard formaat te komen. De overheid steunt dit initiatief. Het idee is om een onafhankelijk netwerk zoals dat al bij e-mail (SMTP) en telefonie (GSM) bestaat te creëren. Het is inmiddels gelukt om de ‘kern’ factuur te vertalen naar een standaard formaat (UBL-SI). Echter, de branche specifieke kenmerken zijn een uitdaging. Deze specifieke kenmerken worden subsets of extensies genoemd.

Ontwikkeling in Europa

In Europa wordt er gewerkt aan een model (CEN/TC434) dat in 2018 de verplichte standaard moet worden voor de e-factuur. De vorm van deze standaard is nog te bepalen, terwijl de wet die hierin voorziet al is aangenomen. Dit geeft de complexiteit van een standaard nogmaals aan. De verwachting is dat er in de resterende maanden van 2016 een standaard Europees formaat wordt ontwikkeld die de norm gaat worden.

Massale adoptie

Is de Europese norm en de verplichting van de Nederlandse overheid het startsein voor ondernemers om digitaal te gaan factureren? Als dit zo is dan wordt het formaat opgelegd aan de markt en niet andersom zoals bij de videorecorder is gebeurd. Ik denk zelf als de standaard in de praktijk goed genoeg werkt er massale adoptie gaat plaatsvinden. In de jaren 70 en 80 was het immers niet de meest kwalitatieve oplossing die tot standaard is verheven, maar wel een die beantwoorde aan de behoeftes van een grote groep afnemers. 

Ik ben benieuwd naar jouw ideeën. Wil je hier met mij over sparren? Neem gerust contact op.