Zó zorg je voor een snelle verwerking van direct mail

Tips om rekening mee te houden bij de vormgeving

Wanneer je een direct mail verstuurt, komt de planning vaak heel nauw. Ook jij hebt in de campagne natuurlijk rekening gehouden met het moment waarop jouw boodschap op de deurmat valt. Vertraging in het sorteringsproces is dan zonde en volgens Emma Stoop, projectmanager ketenmanagement bij PostNL, kun je dat goed voorkomen. Zó zorg je voor een snelle verwerking van direct mail (blog) Ze geeft daarom praktische tips voor de vormgeving van direct mail.

Check de vormgevingsvoorwaarden

“Als je veel post tegelijk verstuurt, zoals bij direct mail, is het belangrijk dat deze partijenpost aan de juiste vormgevingsvoorwaarden voldoet. Wanneer dit niet zo is, is er kans op verstoring van het proces. Je kunt je voorstellen dat de impact van zo’n procesverstoring groot is bij omvangrijke partijen. Maar ook voor kleinere volumes van directmailcampagnes geldt, dat als die toch niet machinaal verwerkbaar zijn, we ze handmatig moeten verwerken. Daar zijn we dan langer mee bezig. Daarom is het belangrijk de vormgevingsvoorwaarden vooraf goed af te stemmen én natuurlijk kijken we ook graag met de klant mee.”

Bekijk onze vormgevingsvoorwaarden.

Laat de indexzone vrij

Volgens Emma Stoop zijn de vormgevingsvoorwaarden vrij uitgebreid: “Daarom hebben we ook een lijst met handige tips voor snellere bezorging. De eerste tip springt er wat mij betreft uit: laat de indexzone vrij van bedrukking. Op deze zone van 140 x 20 mm drukt PostNL namelijk de sorteerinformatie die nodig is om het poststuk goed te kunnen sorteren. De meeste procesverstoringen ontstaan wanneer de indexzone niet goed is vrijgelaten.”

Gebruik de juiste codering

“Een ander belangrijk onderdeel van je direct mail is de juiste codering. Vroeger was dat de KIX-code, die verticale streepjes onder het afleveradres. Die streepjes stonden voor postcode, huisnummer en huisnummertoevoeging. Een KIX-code is dus geen unieke code voor een poststuk en daar willen we wel naartoe met PostNL. We hebben nu twee unieke varianten: de briefcode en de 2D-matrix. De briefcode is eigenlijk een verlengde KIX-code. De 2D-matrix lijkt op een QR-code. Dat is een klein vierkant blokje waarin we veel meer data over het poststuk en eventuele vervolgacties kwijt kunnen. Het voordeel van unieke, goed leesbare coderingen is dat ze meer waarde toevoegen aan je direct mail. Zo kun je er gerichte acties en services aan koppelen. Denk aan Track & Check waarmee je als verzender het verwerkingsproces kan volgen of aan Digitale Retouren waarbij je de retouren digitaal en gemakkelijk te verwerken binnenkrijgt. Daarnaast biedt Mijn Post in de PostNL-app natuurlijk ook nog volop mogelijkheden, zoals het direct doorlinken naar een webpagina.”

Zorg bij selfmailers voor de juiste sluiting

“Als consument vind ik selfmailers erg aantrekkelijk. Deze gesloten of gevouwen poststukken zonder envelop of verpakking vallen echt op. Bij de vormgeving van een selfmailer moet je wel rekening houden met de juiste vouw en sluiting. Zo moet je ervoor zorgen dat de onderkant van de direct mail volledig gesloten is. Anders kan het poststuk niet machinaal worden verwerkt.”

Zet het retouradres op één regel

“Bij de selfmailers gelden natuurlijk dezelfde vormgevingsvoorwaarden, zoals vrije indexzone, het ‘Port Betaald’-logo in de rechterbovenhoek én de plaatsing van het retouradres links bovenin op één regel. De poststukken gaan door een machine en daar zit een herkenner in voor afleveradressen. Als een retouradres niet op één regel staat, maar op twee regels onder elkaar, dan zit er het risico in dat de herkenner het aanziet als afleveradres. En dat wil je natuurlijk voorkomen.”

Op het juiste moment op de juiste deurmat

Het is belangrijk dat een direct mailing op het juiste moment op het juiste adres terecht komt. Als afzender kies je heel bewust voor het inzetten van direct mail en dan wil je ook zo veel mogelijk van de voordelen genieten en opvallen op de deurmat. Zelf vind ik het nog steeds leuk om fysieke post te ontvangen. Het valt toch op wanneer er iets op de deurmat ligt. Zeker wanneer er aandacht is besteed aan de vormgeving, zoals met een mooie bedrukking of een bijzondere vorm. Dát is de kracht van aandacht.”

Meer weten over vormgeving van direct mail? Lees de whitepaper Zo ontwerp je een pakkende direct mail of neem contact met ons op.

Bekijk alle blogs

DM checkDoe de directmailcheck

Laat je direct mail door ons checken en ontvang praktische tips over hoe je deze direct mail nóg succesvoller maakt.

Service en contact PostNL (zakelijk)

Contact

Benieuwd naar de mogelijkheden van direct mail?
Lees meer of neem direct contact met ons op.

Neem contact op