Inkoopbeleid

Inkoopbeleid
Inkoopvoorwaarden voor het leveren van diensten aan PostNL N.V.
Inkoopvoorwaarden voor het leveren van producten aan PostNL N.V.
Inkoopvoorwaarden voor het leveren van ICT-diensten en producten aan PostNL N.V.
PostNL Business Principles
Set of Guidelines for Suppliers

Samen met onze leveranciers werken we voortdurend aan het verbeteren en verduurzamen van de keten. Door de goede samenwerking zorgen we voor korte levertijden en meer kwaliteit in die keten. We stellen meetbare doelen om de prestaties van onze leveranciers en (onder)aannemers te behouden en continu te verbeteren.

Inkoopuitgaven

Inkoop & Services verzamelt tweemaal per jaar de gegevens over alle aankopen binnen PostNL en analyseert deze vervolgens. De uitgaven worden daarbij ingedeeld in categorieën.

2022: Uitgaven: €1,56 miljard - Gecontracteerde uitgaven: 92,7% - Aantal crediteuren: 7202

Inkoop en maatschappelijk verantwoord ondernemen

Als PostNL nemen we nadrukkelijk onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daarom is MVI (maatschappelijk verantwoord inkopen) onderdeel van ons inkoopbeleid. Bij de keuze van onze leveranciers en het inrichten van onze inkoopprocessen kijken we daarom niet alleen naar prijs, kwaliteit en levertijd maar houden we ook rekening met de sociale en milieuaspecten.

Onze ambities op dit gebied voor 2019–2030 zijn onder andere:

• CO2-reductie in Scope 3: 10% in 2030
• Afvalreductie (verpakkingen): 20% in 2025
• Aandeel contractleveranciers met certificaat of score voldoende / beoordeeld op duurzaamheid: 75% in 2025

Inkoop en duurzame bedrijfsvoering

PostNL houdt zich aan plaatselijke en internationale wetgeving en normen op het gebied van duurzaamheid en gaat graag een stap verder. De duurzaamheidsambities van PostNL worden jaarlijks door S&P Global getoetst ten behoeve van de Dow Jones Sustainability Index (DJSI). Om de prestaties van onze leveranciers te handhaven en voortdurend te verbeteren, werken we samen aan de volgende activiteiten:

• Het beoordelen van de duurzaamheidsrisico’s voor onze leveranciers en onderaannemers.
• Het delen van best practices met leveranciers en onderaannemers en met hen samenwerken om de risico’s in de keten te beperken of weg te nemen.
• Het hanteren van richtlijnen voor leveranciers waarin vooral ook relevante maatschappelijke en milieukwesties aan de orde komen, zoals kinderarbeid, vrijheid van vereniging, gevaarlijke goederen. Van leveranciers wordt geëist dat zij zich aan deze richtlijnen houden.
• Het ontwikkelen en onderhouden van managementsystemen waarmee de verantwoordelijkheden, doelstellingen en monitoring- en controleprocessen van onze leveranciers worden bewaakt. Deze managementsystemen worden jaarlijks beoordeeld en bijgewerkt. Daarbij wordt rekening gehouden met veranderingen in de technologie, de wet- en regelgeving en/of de behoeften van de onderneming.

Inkoop & Services draagt zorg voor voldoende scholing van medewerkers om duurzaam/circulair inkopen mogelijk te maken. Diverse medewerkers hebben reeds één of meerdere trainingen of workshops gevolgd over duurzaam/circulair inkopen.

Samenwerking met leveranciers

We verwachten van onze leveranciers dat ze betrouwbaar zijn, bereid zijn om samen te werken en om manieren te vinden om onze kosten te verlagen. We verwachten ook dat ze handelen in overeenstemming met aanvaarde ethische, wettelijke en sociale normen. En daarnaast dat ze duurzaam werken, in overeenstemming met lokale en internationale wet- en regelgeving.

Controle op beleid duurzame inkoop

De uitvoering van het PostNL-beleid inzake de duurzaamheid van de keten is de verantwoordelijkheid van Inkoop & Services. Hiervoor is in het inkoopbeleid van PostNL een protocol voor maatschappelijk verantwoord inkopen beschikbaar. Hierin staan bijvoorbeeld richtlijnen, een risicoclassificatie, vervolgmaatregelen en checklists. In dit protocol wordt onder andere ook het gebruik van onze Inkoopvoorwaarden, de PostNL Business Principles en de PostNL Set of Guidelines for Suppliers and Contractors beschreven.