Privacyverklaring PostNL

U deelt soms uw persoonsgegevens met ons. Bijvoorbeeld uw adres, zodat we een pakket kunnen bezorgen. We vinden het belangrijk dat we zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Wij leggen u graag uit wat we met uw persoonsgegevens doen.

Deze privacyverklaring geldt voor alle bedrijven en diensten met een PostNL-logo. Dit zijn allemaal online diensten die vallen onder de PostNL Holding BV.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u. Of die we met u in verband kunnen brengen. Bijvoorbeeld uw naam en adres. U deelt persoonsgegevens met ons in deze situaties:

U bent klant bij ons.
U hebt contact met ons.
U maakt gebruik van een dienst van ons.

Bezoekt u onze website, of gebruikt u onze app? Dan deelt u soms ook persoonsgegevens met ons.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat we u persoonlijke service willen geven. We gebruiken daarvoor informatie die we over u bewaard hebben. Zo kunnen we u zo goed en zo snel mogelijk helpen als u vragen heeft over een dienst. Met verwerken bedoelen we opslaan, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen, enzovoort.

Wat doen we met uw persoonsgegevens?

Hieronder leest u welke verschillende dingen we doen met uw persoonsgegevens.

1. We doen ons werk

We bieden als PostNL veel verschillende diensten aan:

Post en pakketten bezorgen
Bewaarservice
Digitale Postzegel
Doorzendservice
Nabestaandenservice
Online verzenden
Verhuisservice

Voor deze diensten hebben we vaak uw naam en uw adres nodig.

2. We laten u weten of uw pakket onderweg is

Heeft u iets besteld dat wij bij u thuis brengen? Dan houden we u op de hoogte. We sturen u een e-mail over de status van uw bestelling. Ook kunnen we dit doen door u pushberichten via de PostNL App te sturen. Of u houdt zelf de status in de gaten via track & trace.

3. We zorgen dat de PostNL-app goed werkt

Met de app van PostNL kunt u uw pakket volgen, of bijvoorbeeld alvast bekijken welke post naar u onderweg is.

4. We zorgen dat de website van PostNL goed werkt

Met uw persoonsgegevens analyseren we hoe u de website gebruikt. Met de gegevens van al onze klanten zorgen we dat de site zo goed mogelijk werkt.

5. Soms geven we uw gegevens aan autoriteiten

Soms moeten we persoonsgegevens aan autoriteiten geven. Bijvoorbeeld aan de ACM, de politie en opsporingsdiensten. Voordat we dat doen, checken we de bevoegdheden van deze autoriteiten.

6. We verbeteren onze dienstverlening

Door informatie uit persoonsgegevens te analyseren en te combineren, kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Bij het analyseren werken we zoveel mogelijk met anonieme gegevens die we niet kunnen koppelen aan personen. Dit zijn een aantal voorbeelden van dingen die we maken en verbeteren door de analyses:

We verbeteren pagina’s en formulieren op onze website.
We lossen oorzaken van klachten op.
We ontwikkelen nieuwe producten. Bijvoorbeeld de Postzegelcode, waarmee u een kaart kunt versturen als u geen postzegel in huis hebt.
We maken rapportages voor andere organisaties. In deze rapportages komen nooit namen en adressen voor. Want het gaat om informatie over grote groepen gebruikers. Bijvoorbeeld het aantal pakketten dat bezorgd is in een bepaald postcodegebied.

7. We geven u relevante informatie via onze website en de PostNL-app

We geven u op de website en in de PostNL-app graag informatie die voor u interessant is. En wat u interessant vindt, analyseren we door goed te kijken naar bijvoorbeeld het volgende:

Wanneer en hoe vaak bezoekt u de website?
Welke pagina’s bekijkt u?
Op welke woorden zoekt u?

Als u toestemming geeft, maken we een profiel van u. En we plaatsen cookies op uw telefoon, tablet of computer.

Ook maken we verschillende groepen van gebruikers die heel erg op elkaar lijken. We noemen dit profilering. Zakelijke klanten hebben bijvoorbeeld interesse in andere producten dan consumenten. Hiermee kunnen we onder andere bepalen welke producten bij u passen of welke vraag u waarschijnlijk heeft aan ons.

Heeft u een PostNL-account en heeft u toestemming gegeven? Dan maken we een klantprofiel en combineren we de informatie uit uw profiel met andere informatie die we van u hebben. Bijvoorbeeld hoeveel pakketjes u per jaar verstuurt. We maken dan een klantprofiel. Zo kunnen we de website en onze e-mails nog beter aan u aanpassen. En onze medewerkers kunnen uw klantprofiel gebruiken om u beter te helpen en te adviseren.

Ook kunnen we met uw toestemming uw versleutelde gegevens gebruiken om u op websites buiten PostNL relevante advertenties te vertonen.

8. We voorkomen misbruik

We willen fraude tegengaan en voorkomen. Daarom gebruiken we ook persoonsgegevens als we denken dat iemand misbruik maakt van onze dienst.

9. We lezen de gegevens van sollicitanten

Solliciteer je bij ons? Dan stuur je ons persoonlijke gegevens. Deze gegevens bewaren we en gebruiken we om je sollicitatie te beoordelen. Lees meer over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van sollicitanten.

10. We gebruiken persoonsgegevens van onze medewerkers

De persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers gebruiken we om bijvoorbeeld het salaris te betalen. In de wet staat welke persoonsgegevens van medewerkers we mogen of moeten hebben.

Van wie heeft PostNL persoonsgegevens?

Wij hebben persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect contact met ons heeft of heeft gehad. Een voorbeeld van indirect contact: u bestelt een artikel bij een webwinkel, en PostNL bezorgt het pakketje bij u thuis. U heeft dan niet persoonlijk uw adres aan ons gegeven, maar wij krijgen het van de webwinkel.
We hebben ook persoonsgegevens van contactpersonen, vertegenwoordigers en leveranciers met wie we zakelijk contact hebben.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Hieronder ziet u welke persoonsgegevens we verwerken:

Postbezorging

We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Adres
Woonplaats
Postcode
Documentnummer van iedere brief of kaart.

Pakketbezorging

We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Adres
Woonplaats
Postcode
Documentnummer van het pakket.

Afhalen pakket of poststuk

Bij het afhalen van een pakket of poststuk kan u gevraagd worden om de volgende gegevens te verstrekken:
Naam
Adres
Woonplaats
Postcode
Documentnummer van het pakket
Camerabeelden (bij pakketautomaten)
Er kan u tevens gevraagd worden om uw ID bewijs. De barcode of QR code wordt dan gescand door de baliemedewerker. We leggen de volgende gegevens bij scan dan wel handmatig vast :
Type ID bewijs
Documentnummer ID bewijs (geen BSN)
Deze gegevens worden door ons verwerkt uit oogpunt van fraudepreventie en als bewijs voor uitvoering van de dienst. Er wordt geen integrale kopie van uw ID bewijs gemaakt.

Bewaarservice

We bezorgen uw post tijdelijk niet bij u thuis, maar we bewaren de post voor u. Na de bewaarperiode krijgt u alle post in een keer bij u thuis. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Adres
Geslacht/aanhef
Woonplaats
Postcode
E-mailadres

Digitale postzegel

U kunt uw post frankeren door het juiste bedrag af te drukken op labels. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Adres
Woonplaats
Postcode
E-mailadres
De bedragen waarmee u uw post frankeert

Doorzendservice

Hiermee kunt u tijdelijk uw post op een ander adres laten bezorgen. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Adres
Geslacht/aanhef
Woonplaats
Postcode
E-mailadres

Nabestaandenservice

Hiermee kunt u de post voor iemand die overleden is, laten bezorgen op een ander adres. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam
Geslacht/aanhef
Relatie tot de overledene
Adres
Woonplaats
Postcode
E-mailadres
Overlijdensakte
Het legitimatiebewijs van de executeur, als die er is
De verklaring van executele van de notaris, als deze er is

Verhuisservice

Hiermee laat u uw post op uw nieuwe adres bezorgen. Ook kunt u uw nieuwe adres door ons laten doorgeven aan bedrijven en organisaties die u selecteert. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Naam (incl. geboortenaam of extra achternaam)
Adres
Woonplaats
Postcode
E-mailadres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Geslacht

De website en app van PostNL

Als u onze website bezoekt, of onze app gebruikt, verwerken we persoonsgegevens van u. We verwerken bijvoorbeeld deze gegevens:
Het IP-adres van uw computer, mobiel of tablet.
Gegevens over uw bezoek aan de site of de app:
Wanneer heeft u welke pagina’s bezocht?
Waar heeft u naar gezocht?
Bent u ingelogd op PostNL
Uw cookie-instellingen.
Informatie die we verzamelen door cookies te plaatsen. In onze cookieverklaring leggen we uit welke soorten cookies we gebruiken en waarom, en hoe u de cookie-instellingen kunt wijzigen.

De app van PostNL

De app van PostNL kan de volgende persoonsgegevens gebruiken:
Uw locatiegegevens. Bijvoorbeeld om een postkantoor in de buurt te vinden.
Uw adresboek. Bijvoorbeeld om een kaartje te sturen aan een contact in uw adresboek.
Uw camera. Bijvoorbeeld om een foto te uploaden of een code te scannen. Hiervoor geeft u toestemming. Deze gegevens gebruiken we alleen voor deze functies. We bewaren de gegevens niet, en gebruiken ze niet voor andere doelen.

Uw reacties op PostNL en over PostNL op social media

Stelt u op social media een vraag aan PostNL? Of tagt u PostNL in uw bericht op social media? Dan bewaren we dat bericht en uw accountnaam. Zo kunnen we op uw bericht reageren. En zo kunnen we informatie delen over PostNL.

Uw PostNL-account

Als u een PostNL-account heeft, kunt u uw persoonsgegevens gebruiken voor meerdere diensten van PostNL. We houden bij welke diensten u gebruikt en hoe vaak. We slaan daarvoor uw ID-accountnummer op.

Klantenservice consumenten

Als consument kunt u met onze klantenservice collega’s chatten, bellen, ze om een reactie per e-mail vragen, ze een brief schrijven of berichtjes sturen via Facebook of Twitter.
Om u snel te woord te kunnen staan, heeft onze klantenservice hulp van een digitale collega: Daan. Wanneer u kiest om te bellen, chatten of een reactie per e-mail te ontvangen, stelt Daan alvast wat vragen. Op deze manier kan één van de klantenservice collega’s gelijk met uw vraag aan de slag.
De antwoorden die u geeft, worden evenals chats en verstrekte persoonsgegevens in een klantkaart bij onze klantenservice opgeslagen. Op die manier hebben we in één keer een overzicht van de vragen die u ons nu en/of in het verleden heeft gesteld.
De door onze klantenservice opgeslagen persoonsgegevens:
Voornaam/achternaam
Adres
Woonplaats
Postcode
E-mailadres
Telefoonnummer
Social media account (Facebook, Twitter)
Mocht u vanuit een gesprek met Daan of een medewerker van de klantenservice een schadevergoeding uitbetaald krijgen, dan slaan we ook nog deze persoonsgegevens op:
IBAN
Tenaamstelling rekeninghouder
De persoonsgegevens op de klantkaart worden niet langer dan noodzakelijk en in ieder geval niet langer dan 5 jaar bewaard. De gegevens die u in het gesprek met onze digitale collega Daan heeft verstrekt, worden maximaal 6 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd. Als u alleen met onze digitale collega Daan heeft gesproken, worden uw persoonsgegevens niet opgeslagen. Als u een privébericht via Facebook of Twitter stuurt, bewaren wij deze 3 maanden.
Een telefoongesprek kan worden opgenomen voor kwaliteitscontrole en trainingsdoeleinden. PostNL heeft een gerechtvaardigd belang om deze gesprekken te gebruiken om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Een opgenomen telefoongesprek wordt voor de duur van 60 dagen bewaard.

Als u bij PostNL solliciteert

Solliciteert u bij ons? Dan verwerken we alle gegevens die u in uw cv heeft gezet. Lees meer over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van sollicitanten.

Als u werkt bij PostNL

We bewaren een aantal persoonsgegevens van medewerkers en ex-medewerkers. Wilt u weten welke? Neem dan contact op met de HR Front Office.

Met wie delen we persoonsgegevens?

In principe delen we uw gegevens niet met personen of organisaties buiten PostNL. Behalve als dit nodig is om de dienst te leveren die we u beloven. Bijvoorbeeld als u gebruik maakt van onze verhuisservice. U geeft dan aan welke bedrijven via ons uw adreswijziging moeten ontvangen. En soms zijn we verplicht om persoonsgegevens door te geven. Bijvoorbeeld als we aangifte doen van fraude. De volgende organisaties hebben volgens de wet soms het recht om gegevens op te vragen bij ons:
De politie
Justitie
Toezichthouders: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Autoriteit Consument & Markt (ACM)
De Belastingdienst

Hoelang bewaren we uw gegevens?

In principe bewaren wij uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoelang we uw gegevens bewaren hangt af van deze zaken:
Met welk doel bewaren we uw gegevens?
Hoelang moeten we van de wet de gegevens bewaren?

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Op de volgende manieren willen zo veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan:
We besteden veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity.
Gaat er iets mis met onze beveiliging, waardoor mensen buiten PostNL de persoonsgegevens kunnen zien? Of waardoor dit gevaar ontstaat? Dan registreren we dit, en handelen we het zorgvuldig af. We melden deze incidenten bij de toezichthouder, en als dat nodig is ook bij u.
Alleen medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben, kunnen deze inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Als zij niet meer bij ons werken, geldt deze verklaring nog steeds.
Twee organisaties en een functionaris houden toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken:
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
De Autoriteit Consument & Markt (ACM) controleert of wij goed omgaan met:
Cookies
Direct marketing
Het bel-me-niet-register
De Functionaris voor de Gegevensbescherming controleert of we binnen PostNL goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn taken zijn. De Functionaris voor de Gegevensbescherming rapporteert rechtstreeks aan de directie. Heeft u een vraag aan de Functionaris voor de Gegevensbescherming? Stuur dan een e-mail aan fg@postnl.nl.

Wat mag u doen met de persoonsgegevens die we van u hebben?

U mag de volgende dingen doen met de persoonsgegevens die we van u hebben:
Bekijken
Aanpassen
Beperken
Verwijderen
Bezwaar maken tegen de verwerking ervan
Ontvangen op een manier waarop u de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven
Uw gegevens bekijken en aanpassen in uw PostNL-account
Op de volgende manieren kunt u uw gegevens bekijken en aanpassen:
Heeft u een PostNL-account? Dan ziet u daar welke gegevens wij van u hebben. Veel gegevens kunt u daar meteen aanpassen.
Gebruik dit formulier om uw persoonsgegevens op te vragen of aan te passen. Ook kunt u met dit formulier bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens.
Heeft u geen computer, of wilt u geen e-mail sturen? Stuur ons dan een brief. Doe bij de brief een kopie van uw identiteitsbewijs. Bijvoorbeeld uw paspoort of rijbewijs. Let op: maak op de kopie uw BSN-nummer onzichtbaar. En schrijf de datum erop, en waarom u de kopie naar ons stuurt. Zo voorkomt u fraude. Stuur de brief en de kopie naar:
PostNL
Privacy Office
Verzoek persoonsgegevens
Postbus 30250
2500 GG 's-Gravenhage

U krijgt binnen vier weken per post antwoord. Zo voorkomen we dat anderen uw persoonsgegevens zien.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor alle bedrijven en diensten met een PostNL-logo in Nederland en is aangepast op 17 januari 2019. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heeft u vragen over privacy?

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met onze klantenservice of onze Functionaris voor de Gegevensbescherming: fg@postnl.nl.
We hopen natuurlijk dat wij uw privacyvragen goed beantwoorden. Bent u toch niet tevreden met onze reactie? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.