Menu

Privacyverklaring PostNL - Sollicitanten

Je deelt jouw persoonsgegevens met ons. We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. We houden ons aan de wetten en regels die gaan over het gebruiken en bewaren van persoonsgegevens. Wij leggen je graag uit wat we met jouw persoonsgegevens doen.

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die solliciteert bij een bedrijf dat valt onder PostNL. Verder geldt deze verklaring zowel voor open sollicitaties, als sollicitaties naar bestaande vacatures binnen PostNL.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen, of die we met je in verband kunnen brengen. Bijvoorbeeld jouw naam, adres en contactgegevens.

Wanneer verwerken we jouw persoonsgegevens?

Met verwerken bedoelen we alles wat we doen met jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld opslaan, bekijken, analyseren, veranderen, verwijderen, doorsturen, enzovoort.

We verwerken je persoonsgegevens als:

  • Je bij ons solliciteert, bijvoorbeeld via de website “Werken bij PostNL” of de interne vacature site.
  • Je bij ons komt te werken via een extern (detacherings)bureau of als ZZP’er.
  • Je jouw gegevens achterlaat op onze website.
  • Je jouw CV met ons deelt.
  • Je contact hebt met ons.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

De belangrijkste redenen waarom we jouw persoonsgegevens verwerken zijn:

  • We hebben de gegevens nodig om ervoor te zorgen dat we zo goed mogelijk mensen kunnen aannemen. Dit noemen we het wervingsproces. De wetgever vindt dat het voor PostNL belangrijk genoeg is en daarom mogen we jouw gegevens daar ook voor gebruiken. Dat heet een gerechtvaardigd belang.
  • We hebben de gegevens nodig om te bekijken of je bij ons kunt komen werken. Dit noemen we het selectieproces.
  • We hebben de gegevens nodig om je een aanbod te kunnen doen als we willen dat je bij ons komt werken. Dan gebruiken we de gegevens dus als voorbereiding voor ons contract met jou.

Wat doen we met jouw persoonsgegevens?

1. Beoordelen van jouw geschiktheid

2. Het aanbod en de arbeidsovereenkomst

3. Communicatie

4. Job Alert

5. Zo goed mogelijk werven

6. De websites werkenbijpostnl.nl en interimbijpostnl.nl

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken deze gegevens voor het wervings- en selectieproces (reden 1 en 2):

Alleen als je dit zelf op je CV hebt gezet, verwerken we ook:

We verwerken deze gegevens om met je te communiceren (reden 3):

We verwerken deze gegevens voor het Job Alert (reden 4):

We verwerken deze gegevens voor analyses (reden 5):

Neemt PostNL automatische besluiten in het wervings- en selectieproces?

Ja, voor enkele functies doen we dat. Bij deze functies vragen we je vooraf een online vragenlijst in te vullen. Hierin staan bijvoorbeeld vragen over jouw beschikbaarheid, woonplaats en of je in het bezit bent van een fiets of niet. Als je niet aan deze basiseisen voldoet, kun je de functie niet uitvoeren. Daarom krijg je een automatische afwijzing als je niet aan deze basiseisen voldoet. Als we dit allemaal door een mens laten doen, zijn we veel meer tijd kwijt. Daarbij wacht jij op een uitnodiging, terwijl wij al weten dat je afgewezen wordt. Dat is ook zonde van jouw tijd. Daarom doen we dit op deze manier. Je kunt ons altijd vragen om een mens naar jouw afwijzing te laten kijken.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Soms is het nodig dat we jouw persoonsgegevens delen met andere partijen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn:

  • We schakelen een externe partij in die ons helpt bij het uitvoeren van ons werk. Zo’n externe partij werkt alleen in onze opdracht en verwerkt de gegevens niet voor eigen doelen. Om dat te garanderen, maken we daarover afspraken in contracten. Daarnaast beoordelen we vooraf of deze partij de gegevens goed beveiligt en er netjes mee omgaat. Ook deze afspraken leggen we vast in contracten. Voorbeelden van deze partijen zijn screening-, assessment-, werving- of selectiebureaus of bedrijven die ons ondersteunen bij het beheer van IT-systemen en applicaties.
  • Het moet van de wet. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan gegevens die we aan toezichthouders, de politie of andere opsporingsdiensten moeten geven. Voordat we dat doen, controleren we altijd of zij dit wel van ons mogen vragen.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

PostNL bewaart jouw persoonsgegevens tijdens en kort na de wervings- en selectieprocedure. Als je na de sollicitatie niet bij ons in dienst komt, worden jouw persoonsgegevens uiterlijk binnen vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure uit onze database verwijderd of geanonimiseerd. Alleen als je toestemming geeft, bewaren wij jouw persoonsgegevens tot maximaal 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure. Zo kunnen we je later nog bereiken als er (weer) een geschikte vacature ontstaat.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Wij doen er alles aan om zo veilig mogelijk met jouw persoonsgegevens om te gaan. Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de veiligheid te vergroten. Zo besteden we veel tijd en geld aan de beveiliging van onze systemen met persoonsgegevens. We hebben daar een speciale afdeling voor: cybersecurity. We laten onze beveiliging ook regelmatig toetsen door externe experts. Verder mogen alleen de medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun werkzaamheden deze ook inzien. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Onze leveranciers en partners zijn gecertificeerd op gebied van gegevensbeveiliging.

Verwerkt PostNL jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

PostNL probeert persoonsgegevens altijd zoveel mogelijk binnen de EER te (laten) verwerken. Als we gegevens wel buiten de EER verwerken, zorgen we ervoor dat jouw gegevens net zo goed beschermd worden als hier. We doen dit door de standaard modelcontractbepalingen te gebruiken die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Of door alleen gegevens door te geven aan organisaties in landen waarvan de Europese Commissie heeft gezegd dat zij persoonsgegevens ook voldoende beschermen.

Meer informatie over dit onderwerp kun je vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat zijn jouw rechten als het gaat om de persoonsgegevens die we van je hebben?

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van je hebben en wat we met deze gegevens doen. Dit is wat je kunt doen:

  • Je persoonsgegevens opvragen, aanpassen, verwijderen of het gebruik ervan beperken.
  • Bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
  • Je persoonsgegevens ontvangen op een manier waarop je de gegevens gemakkelijk aan een ander kunt geven.

Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Gebruik het contactformulier om jouw verzoek in te dienen. Liever per post? Stuur je verzoek dan naar:

PostNL
Privacy Office
Verzoek persoonsgegevens
Postbus 30250
2500 GG 's-Gravenhage

Doe bij de brief een kopie van jouw identiteitsbewijs. Bijvoorbeeld jouw paspoort of rijbewijs. Dat is meestal voldoende om vast te stellen dat je bent wie je zegt dat je bent. Als we dit gedaan hebben, vernietigen we de kopie meteen. Let op: maak op de kopie jouw BSN en pasfoto onzichtbaar. Schrijf de datum erop en waarom je de kopie naar ons stuurt. Zo voorkom je fraude.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 juli 2020. Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden.

Heb je vragen over privacy?

Twee organisaties houden toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken.

  • De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
  • De Autoriteit Consument & Markt (ACM) controleert of wij goed omgaan met:
    • Cookies
    • Direct marketing
    • Het bel-me-niet-register

Daarnaast controleert de functionaris voor de gegevensbescherming binnen PostNL of we goed omgaan met persoonsgegevens. In de wet staat wat precies zijn of haar taken zijn. De functionaris voor de gegevensbescherming rapporteert rechtstreeks aan de directie.

Heb je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over hoe wij jouw persoonsgegevens gebruiken? Neem dan contact op met onze klantenservice of onze functionaris voor de gegevensbescherming: fg@postnl.nl.

Ben je niet tevreden met onze antwoorden op jouw privacyvragen? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.