Update PostNL over de Algemene Vergadering van Aandeelhouders 2020

Den Haag, 9 april 2020 – PostNL bevestigt dat de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) wordt gehouden op 14 april 2020. Om mogelijke risico’s voor de gezondheid te vermijden en om te voldoen aan de maatregelen genomen door de Nederlandse overheid ten aanzien van het coronavirus, publiceert PostNL vandaag verdere instructies en noodzakelijke maatregelen ten aanzien van de AvA, en voorziet in de mogelijkheid tot elektronisch stemmen.

Aanwezigheid

Om mogelijke risico’s voor de gezondheid te vermijden, verzoekt PostNL aandeelhouders dringend om de vergadering niet persoonlijk bij te wonen. Als een aandeelhouder desalniettemin er op staat om de vergadering persoonlijk bij te wonen, dient hij of zij uiterlijk zondag 12 april 2020 17:00 CET een e-mail te sturen aan de Corporate Secretary, Mr. E.H. de Wit, ewout.de.wit@postnl.nl, met de redenen vermeld om de vergadering persoonlijk bij te wonen. Om zo veel mogelijk een veilige en ordentelijke vergadering te kunnen houden, beperkt PostNL het aantal aanwezige vertegenwoordigers van aandeelhouders tot maximaal 10 en zal zij elk verzoek beoordelen. PostNL zal geen aandeelhouders toelaten die een dergelijk verzoek niet hebben gedaan. Aandeelhouders die de vergadering persoonlijk bijwonen doen dit op eigen gezondheidsrisico en zijn verantwoordelijk voor het ten alle tijden in stand houden van de verplichte sociale afstand. Zij die symptomen vertonen van het coronavirus zoals benoemd op de website van het RIVM, zoals hoesten, kortademigheid of koorts, of die in contact zijn geweest met een drager van het coronavirus de afgelopen 14 dagen, mogen de vergadering niet bijwonen. Personen die zich niet houden aan de verplichte sociale afstand zullen worden gevraagd de vergadering te verlaten. Bezoekers worden niet toegelaten.

Organisatie

De AvA wordt zoals gepland gehouden in het Marriott Hotel Den Haag (Johan de Wittlaan 30 in Den Haag, Nederland). De fysieke aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen zal beperkt zijn tot de voorzitter van de Raad van Commissarissen, de Raad van Bestuur en de Corporate Secretary. Andere leden die aanwezig zijn zullen deelnemen per telefonische verbinding. De AvA wordt uitgezonden via audio webcasting. De stoelen in de zaal worden dusdanig gespreid dat er altijd minimaal 1,5 meter afstand tussen elke persoon is, waardoor het maximum aantal stoelen voor aandeelhouders in de zaal beperkt is tot 10. PostNL kan geen rekening houden met gezinssituaties. Er zijn geen versnaperingen voor of na de vergadering, en er zal geen mogelijkheid worden geboden voor informele sociale contacten rondom de vergadering. De registratiedesk opent om 13:30 CET. Aandeelhouders wordt gevraagd om niet eerder te komen.

Vragen door aandeelhouders

PostNL nodigt aandeelhouders wederom uit om eventuele vragen over de agendapunten voorafgaand aan de vergadering te stellen. Deze vragen zullen tijdens de vergadering gezamenlijk worden behandeld. De aandeelhouders worden verzocht hun vragen in te dienen bij de Secretaris van de Vennootschap, de heer E.H. de Wit, ten kantore van PostNL (Prinses Beatrixlaan 23, 2595 AK Den Haag) of via e-mail op ewout.de.wit@postnl.nl. PostNL heeft de mogelijkheid voor het indienen van vragen wederom verlengd, tot dinsdag 14 april 2020 om 11:00 uur ten laatste.

Elektronisch stemmen

Als een additionele faciliteit voor aandeelhouders faciliteert PostNL de mogelijkheid om de vergadering online te volgen en real time elektronisch te stemmen tijdens de vergadering. Aandeelhouders kunnen de vergadering virtueel bijwonen en op alle agendapunten die ter besluitvorming voorliggen via internet - dus online en op afstand - met hun eigen smartphone, tablet of computer stemmen. Voor de aandeelhouders die de vergadering virtueel bijwonen bestaat echter geen mogelijkheid om het woord te voeren of anderszins te reageren. Aandeelhouders die de vergadering virtueel willen bijwonen dienen te registreren voor de optie virtueel bijwonen op abnamro.com/evoting, waarna zij een email ontvangen met een link om via abnamro.com/evoting in te loggen op het online stemplatform van PostNL. Na een succesvolle login en bevestiging van de login, is de aandeelhouder automatisch ingelogd voor de vergadering. Nadere instructies zullen gegeven worden via abnamro.com/evoting en/of het online stemplatform van PostNL. Aandeelhouders kunnen inloggen voor virtuele deelname aan de vergadering op dinsdag 14 april 2020 via abnamro.com/evoting vanaf 12:00 uur tot aan de aanvang van de vergadering om 14:00 uur. Aandeelhouders dienen ingelogd te zijn en de toegangsprocedure te hebben doorlopen vóór 14:00 uur. Na dit tijdstip is het niet meer mogelijk om te registreren. Aandeelhouders die na 14:00 uur inloggen kunnen de vergadering wel volgen via de live stream, maar kunnen hun stem niet meer uitbrengen. De voorwaarden van virtuele deelname zijn te vinden in de Policy for Hybrid General Meetings of PostNL die te vinden zijn via postnl.nl/over-postnl/over-ons/onze-governance/aandeelhoudersvergadering/. Om zeker te zijn dat uw toestel geschikt is voor virtuele deelname is het aan te raden dit voor de AvA na te gaan. Aan virtueel stemmen zijn risico’s verbonden zoals omschreven in de Policy for Hybrid General Meetings of PostNL. Wanneer u deze risico’s wilt vermijden, kunt u kiezen om een stemvolmacht af te geven.

Stemmen middels volmacht

Zoals eerder aangekondigd heeft PostNL de mogelijkheid voor het verlenen van een schriftelijke of elektronische volmacht verlengd. De (elektronische) volmacht moet uiterlijk op zondag 12 april om 17:00 uur zijn ontvangen. Let op, uw intermediair kan een eerdere deadline hanteren. Voor nadere informatie over de uitoefening van stemrecht verwijzen we naar de originele convocatie.

PostNL adviseert de website regelmatig te checken voor eventuele verdere updates.