Digitale retouren zorgen voor slimmere direct mail
Wanneer je mailings verstuurt, krijg je als organisatie ook te maken met terugkerende post. Soms klopt de adressering niet, zijn ontvangers verhuisd of overleden of kan de post om een andere reden niet worden bezorgd.
Vervelend, want het zorgt voor een fysieke retourstroom met extra handling en bezorgpogingen. Bovendien gebruik je meer papier dan nodig en maakt het een mailactie minder effectief. Onze duurzame oplossing? Digitale retouren!
Ron Vink, portfoliomanager bij PostNL vertelt dat duurzaamheid voorop stond bij het ontwikkelen van digitale retouren. “Wij willen klanten helpen bewuster met papier en post om te gaan. Dat klinkt misschien vreemd, want fysieke retouren zijn een deel van ons verdienmodel, maar wij willen graag ons steentje bijdragen en onze klanten helpen een duurzame stap te maken,” vertelt Ron. Dat betekent dat een organisatie niet per se minder, maar vooral effectiever mailings verstuurt. Daar helpen digitale retouren bij. “Doordat wij de terugkerende post digitaliseren en als digitaal bestand bij de opdrachtgever aanleveren, hoeven wij de fysieke retouren niet meer bij hen terug te brengen. Dat scheelt ons behoorlijk wat kilometers en de bijbehorende CO2-uitstoot. Nota bene met post die we al een keer hebben vastgepakt. En door de retouren te digitaliseren, koppelen klanten de retourgegevens eenvoudig aan hun eigen adressenbestand. Zo schoon je dit meteen op.”
Daarnaast speelt de productie van mailings een rol, vertelt Ron: “Met betere adressenbestanden verbetert ook de productie van mailings. Stel, een bedrijf verstuurt 180.000 magazines en wij weten dat we er daarvan 178.000 kunnen bezorgen. Dan scheelt dat enorm in de productie van die magazines. Dat is beter voor het milieu én voor de portemonnee: minder papier, minder productiekosten én minder portokosten.”
Op dit moment werken Ron en zijn collega’s hard aan het verfijnen van de digitale retourverwerking. Ron: “We hebben het nu opgezet voor een grote reisorganisatie en een grote zorgverzekeraar en de reacties zijn positief. Het heeft voor hen ook de nodige voordelen. Zo voorkomen ze herhalingsfouten door bepaalde adressen in volgende batches uit te sluiten. Het levert ze ook veel minder handling op. Je moet je voorstellen dat we normaal de retouren in grote bakken afleveren en dat klanten dit dan op de hand moeten verwerken. Dat hoeft nu niet meer.”
Bovendien is het belangrijk dat een mailing goed scoort, weet Ron: “Veel klanten versturen grootschalige mailings naar zowel klanten als prospects. Wanneer het adressenbestand van deze mailings niet up-to-date of juist is, krijgen ze te maken met retouren. Maar als marketeer wil je natuurlijk precies de juiste mensen bereiken, zodat je campagnes succesvoller zijn. Door digitale retouren in te zeten, worden je marketingacties steeds effectiever.”
Door de post te voorzien van een unieke 2D-matrixcode, herkennen onze sorteermachines deze als ze retour komen. Alle retourdata verzamelen we in een Excel-bestand en dat sturen we naar de afzender van de post. In het bestand staan alle klantgegevens en de reden van retour. Van ‘onbestelbaar’ tot ‘verhuisd’. De afzender kan deze informatie koppelen aan de eigen adresbestanden. Naast de digitale retouren, verwerken we natuurlijk ook gewoon fysieke retouren. Handig wanneer er bijvoorbeeld iets waardevols in een mailing zit.
Meer weten? Lees alles over digitale retouren en direct mail of neem contact met ons op.