Stap 1. Controleer je adresgegevens voor partijenpost
We verwerken adressen volgens de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Gebruik daarom altijd de officiële schrijfwijze. We bezorgen post op alle BAG-adressen met een reguliere functie, zoals wonen, werken of winkelen. Staat een adres in de BAG als ‘gebruiksdoel overig’, bijvoorbeeld een technische of niet-toegankelijke locatie? Dan bezorgen we daar geen post.
Gebruik de officiële huisnummertoevoeging
Gebruik altijd de officiële huisnummertoevoeging zoals die in de BAG staat. Staat daar bijvoorbeeld app26? Neem deze toevoeging dan precies zo over en schrijf niet appartement 26.
Gebruik je een onofficiële toevoeging, zoals een appartementnummer of afdeling? Zet deze met ‘T.a.v.’ op een aparte regel onder de naam van de geadresseerde. Zo voorkomen we dat onze sorteermachines de toevoeging als onderdeel van het adres lezen.
Kort alleen af als dat nodig is
Soms is de officiële BAG-schrijfwijze te lang voor 1 adresregel. Kort een straatnaam alleen af als dat nodig is om de straatnaam, het huisnummer en de officiële toevoeging op 1 regel te krijgen. Gebruik maximaal 50 tekens per regel.
Schrijf gemeentenamen altijd voluit. Eindigt een straatnaam op 1 van deze woorden? Gebruik dan deze vaste afkortingen:
- Straat: Str
- Laan: LN
- Plein: PL
- Gracht: GR
- Plantsoen: PLNTS
- Boulevard: BLVD
- Steeg: STG
Meld je partijenpost vooraf aan
Meld je je partijenpost vooraf aan in Mijn PostNL Zakelijk? Zet elk onderdeel van het adres in een aparte kolom. Denk aan straatnaam, huisnummer, huisnummertoevoeging, postcode en plaatsnaam. Heb je een onofficiële toevoeging? Zet die ook in een aparte kolom. Zo helpen de juiste adresgegevens ons om je post snel en zonder fouten te verwerken.
Maak het adres goed leesbaar
Zorg dat onze sorteermachines het adres goed kunnen lezen:
- zet het adres rechts op de envelop en niet te dicht bij de rand
- lijn het adres links uit en houd genoeg ruimte tussen de regels
- gebruik een schreefloos lettertype, zoals Arial, en schrijf het adres liever niet met de hand
- zorg voor genoeg contrast en een resolutie van minimaal 300 dpi
Verbeter je adressenbestand
BAG Viewer
Controleer of een adres officieel geregistreerd staat. Zo weet je zeker dat je altijd de juiste schrijfwijze gebruikt.
Adrescheck
Check je adressenbestand gratis in Mijn PostNL Zakelijk en zie welke adressen onjuist of onvolledig zijn en hoe je ze verbetert.
Digitale retouren
Ontvang sneller inzicht in onbezorgbare post. Zo houd je je adressenbestand eenvoudig actueel.
Voorbeeld:
AMC
T.a.v. Radiologie kamer 12
Mevrouw Pietersen
Meibergdreef 9
1105 AZ AMSTERDAM
Postfilter
Controleer of ontvangers bezwaar hebben tegen reclamepost. En voorkom ergernis over jouw post.
Gebruik je een onofficiële toevoeging, zoals een appartementnummer of afdeling? Zet deze met ‘T.a.v.’ op een aparte regel onder de naam van de geadresseerde. Zo voorkomen we dat onze sorteermachines de toevoeging als onderdeel van het adres lezen.
Stap 2. Bouw je adreslabel voor partijenpost op volgens de richtlijnen
Een goed opgebouwd adreslabel helpt onze sorteermachines om de juiste adresgegevens direct te herkennen. Gebruik daarom de juiste adresopbouw en plaats eventuele coderingen op de juiste plek.
Zo zorg je voor een goed leesbare 2D-matrixcode:
- naam van de geadresseerde
- eventuele T.a.v.-regel voor bijvoorbeeld een afdeling of kamernummer
- straatnaam, huisnummer en officiële huisnummertoevoeging
- postcode en plaatsnaam
- volledig uitgeschreven landnaam
Gebruik je een codeerregel? Plaats deze als laatste regel van het adres. Zet de briefcode direct daaronder.
Gebruik je een 2D-matrixcode? Plaats deze dicht bij het adresblok en houd voldoende witruimte rondom de code.
Lees alles over de 2D-matrixcode
Stap 3. Plaats het adreslabel goed op je partijenpost
Een goed geplaatst adreslabel blijft tijdens het hele sorteerproces goed leesbaar. Let daarom niet alleen op de positie van het adres, maar ook op het adresvenster en het afzenderadres.
Plaats het adres rechts op de envelop. Houd minimaal 40 mm ruimte vanaf de bovenrand en minimaal 15 mm vanaf de andere randen.
Gebruik ook op een staande envelop de juiste adreszone. Zo blijft het adres goed leesbaar voor onze sorteermachines.
Controleer of het volledige adres zichtbaar is en recht in het venster staat.
Kreukels kunnen het adres minder goed leesbaar maken. Gebruik daarom een glad adresvenster.
Een glimmend venster kan reflecteren. Daardoor lezen onze sorteermachines het adres minder goed.
Gebruik een transparant venster. Zo blijft het volledige adres goed zichtbaar.
Controleer of het adres tijdens het verwerken niet verschuift. Het volledige adres moet zichtbaar blijven.
Zet een volledig Nederlands afzenderadres op je envelop. Gebruik 1 regel, een kleinere lettergrootte en plaats geen KIX-code.
Elk partijenpost‑poststuk moet een volledig Nederlands afzenderadres bevatten. Dit bestaat uit straat en huisnummer óf een postbus met postbusnummer, aangevuld met postcode en woonplaats. Het afzenderadres wordt op de adreszijde geplaatst, op één regel en bij voorkeur onderstreept, zodat de sorteermachine dit niet als bezorgadres leest. Gebruik hiervoor een kleinere lettergrootte dan die van de geadresseerde (maximaal puntgrootte 9) en plaats géén KIX‑code bij het afzenderadres. Het afzenderadres moet bovendien geldig en bezorgbaar zijn.
Zo helpen we je
We investeren in slimme hulpmiddelen en techniek die je helpen om je post soepel te versturen. Zo ook in onze OCR-machines die de adressen beter en sneller lezen, waarmee we steeds meer post automatisch verwerken zonder handwerk.
We spraken met Kevin Mooij, projectleider logistieke strategie bij PostNL. Hij begeleidt het OCR-traject om adressen beter uit te lezen.
"Hoe beter we automatisch herkennen, hoe minder stappen nodig zijn in de keten. Zo verwerken we partijenpost sneller en betrouwbaarder."
We spraken met Kevin Mooij, projectleider Logistieke Strategie bij PostNL. Hij werkt aan OCR 3.0, onze nieuwste herkenningstechnologie. Kevin laat zien hoe slimme technologie en goede adreskwaliteit samen zorgen voor een sneller en betrouwbaarder proces.
Veelgestelde vragen
Gebruik maximaal 50 tekens per adresregel. Kort straatnamen alleen af als dat technisch nodig is. Kort gemeentenamen nooit af.
Ja. Vermeld eerst de bedrijfsnaam. Voeg daarna eventueel een T.a.v.-regel toe met de naam van de ontvanger of afdeling.
Een onjuist adres kan zorgen voor handmatig werk, vertraging of retourpost. Controleer je adressen daarom regelmatig met de Adrescheck.
Gebruik altijd de officiële adresopbouw van het land van bestemming. Schrijf de landnaam volledig uit en zet deze op de laatste regel.
Gebruik een T.a.v.-regel voor extra informatie die geen onderdeel is van het officiële adres, zoals een afdeling, kamernummer of appartement.