Zo codeer je je partijenpost

Alles over coderingen

Meld jij je partijenpost voor in Mijn PostNL? Gebruik dan meteen de juiste coderingen. Daarmee kunnen wij jouw post nog beter bezorgen en kan jij steeds meer van onze handige extra diensten gebruiken. Meer weten over alle verschillende coderingen en hoe jij er je voordeel mee doet? Lees verder.

Coderingen uitgelegd

Wanneer je je partijenpost voormeldt in Mijn PostNL, vullen we je adressenbestand aan met de juiste coderingen. Dit noemen we verrijken. Je adressenbestand kan worden verrijkt met de volgende informatie:
  • 2D-matrixcode
  • codeerregel
  • printregel
  • KIX-code

Wat is een 2D-matrixcode?

Een 2D-matrixcode is een tweedimensionale barcode met daarin unieke informatie over je poststuk. Deze code is gemaakt van zwarte en witte cellen in een vierkant patroon. De informatie in dit patroon bestaat onder meer uit het identificatienummer van je poststuk en de bestemming. Dat kunnen onze sorteermachines vervolgens gemakkelijk herkennen en lezen. Ook wanneer een deel van je sorteercode beschadigd is.

Wat is een codeerregel?

Een codeerregel is een sorteercode met een unieke code per adres en afgiftepunt. Je gebruikt de codeerregel altijd in combinatie met een 2D-matrixcode wanneer je een ongesorteerde partij voormeldt. Met deze codeerregel kunnen onze machines en medewerkers ieder poststuk voorbereiden en zorgen dat het voor de juiste bezorgwijk wordt gesorteerd.

Wat is een briefcode?

De briefcode is een eendimensionale streepjescode met een 9-cijferige unieke code aan het eind. In de code staat informatie over de aanbieder van de post. Een briefcode gebruik je als je een partij ongesorteerd aanlevert en print je altijd in combinatie met de codeerregel.

Wat is een printregel?

Je gebruikt een printregel wanneer je je partij gesorteerd aanlevert. Een printregel is uniek voor ieder poststuk en bevat informatie over de partij en de plek van het poststuk in de partij, bijvoorbeeld in welke bundel het poststuk wordt aangeleverd. De printregel eindigt altijd op de codeerregel. De codeerregel is dus onderdeel van de printregel.

Wat is een KIX-code?

Een KIX-code, ook wel een klantindexcode genoemd, is een eendimensionale streepjescode die ons de adresgegevens van de ontvanger vertelt. Je gebruikt de KIX-code wanneer je je partij ongesorteerd aanlevert. Zo kunnen wij alle post in je partij automatisch verwerken met onze sorteermachines. Door een KIX-code toe te voegen aan je adreslabels, help je ons dus om jouw post beter te verwerken. Je kunt een KIX-code zelf aanmaken met een softwareprogramma waarmee je je adressenbestand inleest.

Hoe gebruik je deze coderingen?

Wanneer je partijenpost bij ons aanlevert, kan dit gesorteerd of ongesorteerd.

Gesorteerd aanleveren

Wanneer je je partij gesorteerd aanlevert, is het verplicht om een printregel aan te brengen. Daarnaast heb je vanaf 1 maart 2021 ook de mogelijkheid om een 2D-matrixcode mee te printen op het adreslabel.

Ongesorteerd aanleveren

Wanneer je je partij ongesorteerd aanlevert, heb je twee opties:
  1. Aanleveren met KIX-code
    Je poststukken hebben geen unieke coderingen. Het is handig als je deze partij voormeldt in Mijn PostNL, maar niet noodzakelijk.

  2. Aanleveren met 2D-matrixcode en codeerregel óf briefcode en codeerregel
  3. Hiermee zijn je poststukken uniek geïdentificeerd. Het is noodzakelijk dat je deze partij voormeldt in Mijn PostNL.

Zodra je je partij voormeldt in Mijn PostNL, verrijken wij jouw adresbestand met deze coderingen of met de inhoud waarmee je zelf je coderingen kunt aanmaken.

Zo ziet een adreslabel met de verschillende coderingen eruit

Gebruik altijd de laatste versie van de sorteertabel

Elk jaar komen er nieuwe woningen en wijken bij in ons land. Daardoor ontstaan er nieuwe adressen, en veranderen de routes van onze postbezorgers. Natuurlijk willen we je post goed en op tijd blijven bezorgen. Daarom werken we frequent de tabellen met codeerregels bij. Je kunt deze tabellen 4 weken voor de ingangsdatum van de wijziging opzoeken. Ze gelden voor een periode van minimaal 5 weken. Dat betekent dat je je partijenpost maximaal 4 weken voor de bezorgdatum kunt coderen met de huidige tabel. Het gebruik van de juiste sorteertabellen is heel belangrijk voor een tijdige en soepele bezorging.

Bekijk de planning van onze nieuwe tabellen in 2024

Je vindt de planning voor de nieuwe sorteer- en codeerregeltabellen terug in het volgende jaaroverzicht. Het is belangrijk dat je je aan deze periodes houdt. Zo weet je zeker dat de coderingen op je poststukken geldig zijn en de post juist gesorteerd wordt.

2024. Klik op de afbeelding om deze in groter formaat te bekijken 

Zo ga je ermee aan de slag in de praktijk de praktijk:

Voorbeeld 1: laten bezorgen in week 43 (2024)

Stel, je wil een partij laten bezorgen op een willekeurig bezorgmoment van twee aaneengesloten dagen in week 43 (bezorgweek). De sorteertabel is altijd beschikbaar op de woensdag in week 39 (4 weken voor de bezorgweek).

Je kunt eerder dan 4 weken voor bezorging sorteren. Houd dan wel rekening met de beschikbaarheid van de juiste sorteertabellen. Hierover lees je meer in het volgende voorbeeld.

Voorbeeld 2: beschikbaarheid tabel week 17-22

In week 13 komt er een nieuwe sorteertabel. Net als in week 19. De sorteertabel van week 13 is geldig van week 17 t/m week 22. De sorteertabel (week 17-22) is beschikbaar op de woensdag 4 weken voor de bezorgweek. In dit geval dus op de woensdag in week 13. Dat betekent dat je vanaf woensdag in week 13 kunt sorteren voor bezorging in week 17 - 22.

Voorbeeld 3: verschuiven bezorging van een partij

Je hebt een partij gesorteerd voor bezorging in week 17. De sorteertabel die hiervoor geldt, loopt van week 17 t/m week 22. Stel, je wilt de partij verschuiven naar week 21. Dat is geen probleem. In week 21 geldt dezelfde sorteertabel als in week 17 en zijn je sorteercode en printregel dus juist. Je kunt gemaakte partijen dus gewoon verschuiven binnen de periode waarin de sorteertabel geldig is. Je hoeft in Mijn PostNL alleen de nieuwe bezorgdatum aan ons door te geven.

Voorbeeld 4: verschuiven bezorging van een partij buiten de beschikbaarheid

In week 13 komt er een nieuwe sorteertabel. Net als in week 19. De sorteertabel van week 13 is geldig van week 17 t/m week 22.

Als je partij van bezorgen in week 21 wil verschuiven naar bezorgen in week 25, sorteer dan vanaf de woensdag in week 19. Je hebt namelijk de bezorgdatum gewijzigd naar een datum die buiten de geldigheid van de gebruikte sorteertabel ligt. Als de partij nog niet is gemaakt raden wij je aan om je partij opnieuw te sorteren.