Partijenpost stap 1: voorbereiden
In deze eerste stap lees je hoe je je partij goed voorbereidt. We leggen uit hoe je het juiste formaat kiest, je post verpakt, adresseert en frankeert. Zo weet je zeker dat je post klaar is om te versturen.
Kies het product dat bij jouw post past
Kies het product dat past bij het formaat, gewicht en de inhoud van je post. Zo weet je zeker dat je partij goed wordt verwerkt en je de juiste tarieven betaalt.
Je bepaalt het formaat van je post op basis van de afmetingen en het gewicht van elk poststuk:
- Klein: tot 229 x 162 x 5 mm en maximaal 50 g (maximaal C5)
- Groot: tot 324 x 229 x 10 mm en maximaal 350 g (maximaal C4)
- Speciaal: 380 x 265 x 32 mm en maximaal 2.000 g (maximaal brievenbusformaat)
Dat kan al vanaf 1 stuk per dag, maar wordt voordeliger als het gaat om minimaal 25 poststukken per dag of 250 stuks in één keer.
Voor de producten 'Gemengd' en 'Gemengd Extra' geldt een minimum orderbedrag van € 27,50. Per 1 januari 2026 is het minimum orderbedrag € 30. Dat betekent dat je altijd minimaal dit bedrag betaalt, ook als je minder stuks verstuurt.
Als je een partij verkeerd aanlevert, bijvoorbeeld als 'klein' terwijl het 'groot' is, dan kan PostNL de partij niet correct verwerken. In dat geval boeken we de partij om naar 'groot', rekenen we dus het bijbehorende tarief en kan er vertraging ontstaan. Voorkom dit door vooraf de juiste formaten en voorwaarden te checken.
Vormgevingsvoorwaarden
Handleiding partijenpost voormelden
Aanlevervoorwaarden
Het verschil tussen Gemengd en Gemengd Extra zit in de samenstelling, het gewicht en de manier van verwerken.
Gemengd:
- Je combineert Klein en/of Groot in één partij.
- De post bestaat uit papieren documenten, zoals brieven, tijdschriften of folders.
- Per poststuk is de dikte maximaal 10 mm en het gewicht maximaal 350 g.
- Deze post wordt machinaal verwerkt. Daardoor is dit product voordeliger in prijs.
Gemengd Extra:
- Dit product gebruik je voor partijen die niet alleen uit papieren post bestaan, maar bijvoorbeeld ook kleine goederen of samples.
- De post is vaak zwaarder dan 350 g, groter dan C4-formaat en dikker dan 10 mm.
- De partij wordt (deels) handmatig gesorteerd, wat de verwerking duurder maakt.
- Voor Gemengd Extra geldt een minimum orderbedrag van € 27,50. Per 1 januari 2026 is het minimum orderbedrag € 30.
Wil je voorkomen dat een partij Gemengd Extra per ongeluk als Gemengd wordt aangemeld?
Controleer in Mijn PostNL Zakelijk onder 'Favorieten beheren' welk product als favoriet staat ingesteld, en zorg dat je beide stromen niet door elkaar aanlevert.
Verpak je post stevig en slim
De juiste verpakking beschermt je post én zorgt dat wij die goed kunnen verwerken. Let op formaat, sluiting en materiaal zodat alles netjes aankomt.
Je kiest de verpakking die past bij je inhoud en het formaat van je post:
- Onverpakt: losse bladen of magazines. Alleen bij het formaat Groot, machinaal te verwerken en vanaf 25.000 stuks gesorteerd.
- Envelop: beschermt goed, geschikt voor documenten.
- Paperwrap: duurzame papieren wikkel, machinaal te verwerken en vanaf 25.000 stuks gesorteerd.
- Folie: strak verpakt en goed beschermd, maar niet geschikt voor alle formaten.
Verpakkingen die machinaal verwerkt kunnen worden, zijn voordeliger. Maar kies in ieder geval altijd een verpakking die stevig sluit en niet vervormt. Zo blijft je post netjes en goed verwerkbaar.
Je post kan machinaal verwerkt worden als:
- het oppervlak glad is en de sluiting stevig dicht zit;
- de dikte binnen de juiste grenzen valt;
- het adres duidelijk leesbaar is in zwart of donkerblauw;
- er geen losse of uitstekende onderdelen zijn;
- de indexzone vrij is van tekst of afbeeldingen.
Je verpakking voldoet aan de eisen als:
- deze volledig gesloten is met gom, tapelock of sluitzegel;
- er geen plakresten of oneffenheden aan de buitenkant zitten;
- de printkwaliteit minimaal 300 dpi is;
- de bedrukking en adressering (inclusief coderingen) niet vlekken bij lichte schuifkracht;
- alle tekst en het adres goed leesbaar zijn.
Ontwerp post die goed aankomt
Een duidelijke vormgeving helpt bij snelle en foutloze bezorging. Plaats het adres, retouradres en port betaald-aanduiding op de juiste plek en houd de indexzone vrij.
Een goede vormgeving zorgt ervoor dat je post zonder problemen kan worden bezorgd. Als je post duidelijk en correct is vormgegeven, komt die sneller en op het juiste adres aan. Bij een onduidelijke of onjuiste vormgeving kan het leiden tot vertraging of meer kosten.
Je post moet voldoen aan de volgende eisen:
- Adres in de adreszone.
- Retouradres linksboven, op één regel.
- Goed leesbare donkere tekst op een lichte achtergrond.
- Port betaald-aanduiding correct geplaatst in de frankeerzone.
- Indexzone vrijhouden.
- Gebruik van toegestane lettertypes en groottes.
Bekijk altijd de Vormgevingsvoorwaarden om fouten te voorkomen.
De indexzone is een vast gedeelte van je poststuk dat de sorteermachines gebruiken om codes en informatie aan te brengen en af te lezen. Deze zone moet volledig leeg blijven. Als je toch iets in deze zone plaatst, kan de post niet automatisch verwerkt worden en bij partijenpost 'Klein' betaal je dan een toeslag.
In de indexzone gebruik je geen kleuren, afbeeldingen of logo’s. Alleen een witte of lichte achtergrond is toegestaan.
Bekijk de details in Vormgevingsvoorwaarden.
Gebruik de port betaald-aanduiding. Bij voorkeur de gecombineerde port payé/port betaald-aanduiding. Daarmee is je post zowel geschikt voor versturen binnen Nederland als naar het buitenland.
Er zijn 2 manieren:
- Je kunt een stempel gebruiken. Die koop je in onze webshop.
- Je kunt de aanduiding downloaden en direct op je post laten drukken of printen.
De port betaald-aanduiding moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Geplaatst in de frankeerzone.
- Goed leesbaar, het liefst in zwart of donkerblauw.
- Vorm en afmetingen volgens de richtlijnen.
- Wil je zeker weten dat je aanduiding aan alle voorwaarden voldoet?
Check de Vormgevingsvoorwaarden
Plaats het adres in de adreszone van je poststuk. Zorg voor:
- Voldoende witruimte rondom het adres;
- Een duidelijk lettertype, bij voorbeeld Arial of Helvetica en de juiste lettergrootte;
- Zwarte of donkerblauwe opdruk op een lichte achtergrond;
- Een correcte adresstructuur, linksuitgelijnd en met de woonplaats in hoofdletters.
Bekijk alle richtlijnen in de Vormgevingsvoorwaarden.
Zet het retouradres op 1 regel linksboven op de voorkant van je poststuk. Maak het goed te onderscheiden van het bezorgadres en gebruik een kleiner lettertype. Zo zien we meteen waar de post naartoe terug moet als bezorgen niet lukt.
Ja, dat kan. Neem contact op met je accountmanager om een test te laten uitvoeren, bijvoorbeeld als je een nieuwe vormgeving of verpakking gebruikt of als je van drukker verandert. Zo weet je zeker dat je post aan alle eisen voldoet en kom je niet voor verrassingen te staan.
Heb je geen accountmanager?
Mail dan naar krachtvanaandacht@postnl.nl en zet in het onderwerp 'Aanvraag test partijenpost'.
