Partijenpost stap 2: voormelden
In deze tweede stap meld je je partij vooraf aan in Mijn PostNL Zakelijk. Zo verwerken en bezorgen we je post sneller en nauwkeuriger. Je leest hier alles over coderen, sorteren, digitale services en bezorgopties.
Meld je partij vooraf aan in Mijn PostNL Zakelijk
Door je partij voor te melden, weten wij dat je post eraan komt. Je wordt dan sneller geholpen bij inname en je profiteert vaak van korting (codeer- of sorteerkorting). Wil je precies weten hoe het werkt? Bekijk alle stappen in de handleiding partijenpost voormelden.
Door te coderen voeg je digitale informatie toe aan je post. Zo kunnen wij je partij sneller en slimmer verwerken en kun je in aanmerking komen voor codeerkorting.
Je kunt je partijenpost op verschillende manieren coderen. Zo voeg je digitale informatie toe aan je post, waardoor we die sneller en slimmer kunnen verwerken. De belangrijkste onderdelen zijn:
2D-matrixcode
Een barcode, vergelijkbaar met een QR-code. Deze bevat digitale informatie, zoals de afzender, bestemming, verzenddatum en het soort post.
Codeerregel
Een sorteercode met een unieke code per adres en per afgiftepunt. Je gebruikt deze altijd samen met de 2D-matrixcode.
Printregel
Gebruik je alleen als je gesorteerd aanlevert. Deze regel bevat informatie over de partij en de plek van elk poststuk binnen de partij. De codeerregel is altijd onderdeel van de printregel.
Briefcode (verlengde KIX-code)
Geeft informatie over de afzender en eindigt met een unieke 9-cijferige code. Deze optie vraagt minder IT-capaciteit dan de 2D-matrixcode. Je gebruikt de briefcode altijd samen met de codeerregel.
Korting mogelijk: zowel met de 2D-matrixcode als de briefcode kom je in aanmerking voor codeerkorting. Dit kan alleen in combinatie met de codeerregel.
- Snellere verwerking: de 2D-matrixcode wordt sneller en nauwkeuriger gelezen.
- Meer mogelijkheden: je kunt extra informatie toevoegen, zoals klantnummer, campagnecode of afzender-referentie. Maar ook gebruik maken van digitale extra's zoals; partijenpost volgen, digitale retouren of MijnPost in de PostNL-app.
- Ontvang de code: bij de voormelding krijg je een 2D-matrixcode-string geleverd bij je adressenbestand. Zet deze om naar een afbeelding.
- Maak de barcode aan: gebruik hiervoor je eigen software of speciale printsoftware (een online-barcodegenerator).
- Print de code: plaats de 2D-matrixcode op je poststuk volgens de geldende vormgevingsvoorwaarden.
Gebruik de 2D-matrixcode in combinatie met de codeerregel.
- De 2D-matrixcode kan ook in combinatie met gesorteerde partijenpost worden gebruikt.
- Plaats de adreszone in (de buurt van) de adreszone op elk poststuk of op het adreslabel. Vaak genereert je frankeersysteem of verzendsoftware de code automatisch.
- Meld je partij aan in Mijn PostNL Zakelijk.
- Kies het juiste product.
- Vink bij ‘Productgegevens’ de optie ‘Codeerregel + 2D Matrix of Briefcode’ aan.
- Upload je adressenbestand. Wij verrijken het bestand met: een 2D-matrixcode, een codeerregel en eventueel een printregel (bij gesorteerde partijen). Je krijgt het verrijkte bestand terug, helemaal gevalideerd.
- Genereer de 2D-matrixcode. Gebruik hiervoor een barcodegenerator: een online tool, software of interne applicatie. De codeerregel blijft gewoon een cijfercode.
Voorbeeld van een 2D-matrixcode:
KBN21A 3SPLGL141110138#X166G2B#36#1709#18518937ADA
Voorbeeld van een codeerregel:
#X331P3B#30#1302#
Let op de vormgeving
Zorg dat je codes voldoen aan de juiste afmetingen en leesbaarheid. Check daarvoor onze vormgevingsvoorwaarden.
Ongesorteerde partijen?
Geen zorgen. Wij printen de codeerregel automatisch. Jij zorgt alleen dat de 2D-matrixcode op de juiste plek staat.
- Meld je partij aan in Mijn PostNL Zakelijk: je ontvangt dan een briefcode-string. Die vind je terug in een aparte kolom van je adressenbestand.
- Maak de barcode aan: gebruik hiervoor je eigen software, speciale printsoftware of een online tool zoals de Free Online Barcode Generator.
- Print de briefcode: je kunt de briefcode direct vanuit het adressenbestand printen. Zet de code op je poststuk volgens de geldende specificaties.
- Combineer met de codeerregel: zorg dat je de briefcode altijd samen met de codeerregel op je poststuk plaatst.
- Meld je partij aan in Mijn PostNL Zakelijk.
- Kies het juiste product.
- Vink bij ‘Productgegevens’ de optie ‘Codeerregel + 2D Matrix of Briefcode’ aan.
- Zet in het scherm ‘Upload adressenbestand’ de optie ‘Genereer Briefcode’ op ‘Ja’. Anders wordt de briefcode niet gegenereerd.
- Check je gevalideerde adressenbestand. Daarin staat de briefcode, bijvoorbeeld: 3SPLGL143400057.
- Print de briefcode en codeerregel.
- Gebruik het KIX-font om de briefcode te printen.
- Plaats de briefcode onder het adresblok, volgens de aanlevervoorwaarden.
- Combineer dit altijd met de codeerregel.
Sorteren
Als je je post zelf sorteert, gaat de verwerking sneller en bespaar je kosten. Je komt namelijk in aanmerking voor sorteerkorting. Liever niet zelf doen? Dan sorteren wij voor je.
Gesorteerd: jij levert de post aan zoals wij aangeven tijdens het aanmelden in Mijn PostNL Zakelijk en betaalt hierdoor minder.
Ongesorteerd: wij doen het sorteerwerk en ontzorgen je.
Adressenbestand
Gebruik actuele en correcte adressen. Zo weet je zeker dat je post goed aankomt en voorkom je retouren of extra kosten.
Gebruik adressen die betrouwbaar en actueel zijn. Zo voorkom je retouren en onbezorgde post.
- Eigen klanten: adressen uit je eigen database mag je altijd gebruiken, zolang ze actueel zijn.
- Controleer je data: gebruik de gratis Adrescheck in Mijn PostNL Zakelijk om fouten te verbeteren. Controleer ook of de adresopmaak voldoet aan de vormgevingsvoorwaarden.
- Nieuwe contacten: huur of koop je adressen via een dataleverancier? Filter deze altijd met Postfilter. Zo bereik je alleen ontvangers die reclamepost willen ontvangen en voorkom je irritatie.
Gebruik de gratis Adrescheck in Mijn PostNL Zakelijk. Deze tool controleert automatisch of de adressen in je bestand compleet en correct zijn. Je krijgt per adres een duidelijke terugkoppeling:
- of het adres bestaat,
- of het goed is opgebouwd (straat, huisnummer, postcode, plaats),
- en of het een bezorgbaar adres is.
Zo voorkom je dat je post retour komt of niet aankomt bij de ontvanger.
Ja, dat kan met Klant in Beeld. Daarmee koppelen we verzend- en consumentendata aan jouw klantgegevens. Zo vind je eenvoudig nieuwe klanten die lijken op je huidige klanten.
Digitale extra’s
Maak je post slimmer met onze digitale extra’s. Met functies als Track & Check, Digitale Retouren en Mijn Post zie je precies wat er met je post gebeurt en bereik je je ontvangers op meer momenten.
Je kunt alleen gebruikmaken van digitale extra's als je elk poststuk uniek identificeert. Dit doe je door:
- Te coderen met een 2D-matrixcode of briefcode.
- Te sorteren en coderen met een sorteerregel en 2D-matrixcode of briefcode.
Daarmee voeg je slimme functies toe aan je post. Denk aan:
- Track & Check: je ziet precies wanneer je post is bezorgd.
- Digitale Retouren: ontvangers kunnen makkelijk iets terugsturen.
- Mijn Post: je post verschijnt al in onze app voordat die op de mat valt.
Zo bereik je je ontvangers op meer momenten én vergroot je de kans dat ze reageren.
Met Track & Check zie je precies wanneer je post onderweg is. Zodra we je partij voor het eerst sorteren, registreren we die meteen. Daarna volgen we de post niet verder. Maar je krijgt achteraf wel een helder overzicht van deze check. Handig als je veel post tegelijk verstuurt. Of als je het uitbesteedt.
Laat je post alvast digitaal zien in onze app. Met Mijn Post trek je extra aandacht én vergroot je de kans dat je boodschap blijft hangen. Ontvangers zien je post al voordat die op de mat valt. Daardoor kijken ze er sneller naar, reageren ze vaker en onthouden ze beter wat je te zeggen hebt.
De digitale extra’s helpen je juist tijd en geld te besparen.
Al onze digitale diensten voldoen aan strenge eisen voor privacy en beveiliging. Zo blijven jouw gegevens én die van je klanten altijd goed beschermd.
Bezorg- en retouropties
Kies zelf hoe en wanneer je post wordt bezorgd en of je retouren fysiek of digitaal wilt ontvangen. Zo regel je alles op de manier die bij jou past.
Je kiest zelf hoe snel je partijenpost bezorgd wordt:
- Standaard bezorging: binnen 2 werkdagen (di t/m za).
- Vaste bezorgdagen: op een vast moment in de week, zoals di-wo of do-vr.
- Flexibele bezorging: lever vóór het weekend aan, wij kiezen een bezorgmoment in de week erna (di t/m vr).
De laatste optie is het voordeligst, omdat we je post dan zo efficiënt mogelijk kunnen plannen.
Met de optie 'Flex' lever je je partij vóór het weekend aan en bezorgen wij de week erna op een moment dat wij kiezen. Zo plan je makkelijk vooruit en profiteer je van een voordelig tarief.
Als een poststuk niet bezorgd kan worden, sturen we het retour naar het retouradres dat je hebt opgegeven. Je kunt kiezen voor fysieke retouren of digitale retouren.
Ja, met Digitale Retouren ontvang je retourinformatie direct online in plaats van fysiek. Zo weet je sneller welke post niet is bezorgd, kun je eenvoudig je adressenbestand updaten en bespaar je tijd bij het verwerken van retouren.
Orderbevestiging
In Mijn PostNL Zakelijk zie je bij ‘Financieel > Facturen > Orderbevestigingen’ of je partij verstuurd is. Daar vind je de status en orderbevestigingen van je partijen.
